Обслуживание офисной техники по договору: что входит и зачем нужно

В офисе 10 компьютеров, 3 принтера, МФУ и роутер. И каждый из них в какой-то момент ломается. Ломается в самый неподходящий день — когда у бухгалтера отчёт, у менеджера защита проекта, а у директора презентация. Всё встало, никто не работает, упущенная выгода считается тысячами.

Договор на обслуживание — это способ превратить хаос в предсказуемый процесс. Разберём, как это работает, что входит, сколько стоит, и когда действительно нужно.

Что такое договор на обслуживание

Договор на обслуживание (или абонентское обслуживание) — это соглашение, по которому сервисная компания регулярно следит за техникой офиса по фиксированной цене.

Вместо того чтобы при каждой поломке:

• Искать мастера по знакомым
• Ждать, пока кто-то приедет
• Торговаться о цене
• Получать бумажки для бухгалтерии

Вы просто звоните по одному номеру — и проблема решается в течение нескольких часов.

Что входит в стандартный договор

Состав услуг сильно зависит от условий, но обычно в пакет входят:

1. Плановая профилактика

• Раз в квартал или раз в полгода — чистка компьютеров от пыли
• Замена термопасты в ноутбуках и ПК
• Чистка принтеров и МФУ (тракт, ролики)
• Проверка температур, состояния дисков, износ комплектующих
• Обновление драйверов и антивируса

Зачем: техника работает стабильнее, ремонтов становится меньше в 2–3 раза.

2. Внеплановый ремонт

• Приехать в течение 2–4 часов после звонка
• Диагностика на месте
• Мелкий ремонт (переустановка ПО, замена картриджа, настройка сети) — сразу
• Крупный ремонт (замена материнки, восстановление данных) — в сервисе

Что не входит: стоимость запчастей — обычно оплачивается отдельно.

3. Настройка и поддержка ПО

• Установка Windows, драйверов, офисных программ
• Обновление антивируса и баз данных
• Настройка электронной почты, сетевых папок
• Удаление вирусов и рекламных баннеров
• Восстановление доступа к сети, интернету

4. Работа с оргтехникой

• Заправка и замена картриджей
• Замена тонера в МФУ
• Чистка и ремонт принтеров
• Настройка сетевой печати

5. Консультации по телефону

• Ответы на вопросы по телефону без выезда
• Помощь в удалённой настройке
• Подсказки по выбору техники при апгрейде

Что НЕ входит — важно понимать

Чтобы не было сюрпризов, уточняйте заранее:

• Запчасти и расходники — обычно отдельно (картриджи, диски, память)
• Крупный ремонт после залития или скачков напряжения — часто отдельно
• Настройка нового оборудования — если приносите своё, не из офиса
• Работы вне офиса — если техника на удалённом объекте
• Срочный вызов ночью или в праздники — часто по двойному тарифу

Совет: просите в договоре прописать перечень конкретных услуг и что считается «внеплановым ремонтом». Устные договорённости — путь к спорам.

Сколько это стоит

Стоимость зависит от:

• Количества единиц техники
• Типа техники (ПК дешевле, сервер дороже)
• Частоты профилактики
• Удалённости объектов

Ориентиры для Тюмени (2026):

Пакет	Что входит	Цена в месяц
Базовый	До 5 ПК, профилактика 1 раз в полгода	3 000–5 000 ₽
Оптимальный	До 15 ПК, профилактика 1 раз в квартал	8 000–15 000 ₽
Расширенный	До 30 ПК, профилактика + приоритетный выезд	15 000–30 000 ₽
Корпоративный	От 50 ПК, выделенный мастер	от 30 000 ₽

Что важно: это стоимость работ, запчасти и расходники — отдельно.

Разовые вызовы vs договор — сравнение

Пример: офис на 10 компьютеров.

Без договора:

• 8 внеплановых вызовов в год × 2 500 ₽ = 20 000 ₽
• Плюс каждая поломка = простаивание работы
• Плюс поиск мастера каждый раз
• Плюс бумажки для бухгалтерии отдельно

С договором (Оптимальный, 12 000 ₽/мес):

• 144 000 ₽ в год
• 4 профилактических визита + неограниченные внеплановые
• Приоритетный выезд — 2 часа
• Все документы автоматом
• Выделенный мастер знает инфраструктуру

Когда выгодно: если у вас больше 8–10 ПК и в среднем больше 5 вызовов в год. Если офис на 3 компьютера — договор обычно не нужен, проще вызывать по факту.

⚠️ Важно: даже с договором за крупные поломки (залитие, скачки напряжения) платят отдельно. Это не страховка, а сервис.

Как выбрать подрядчика — 7 критериев

1. Физический адрес сервиса

Хороший подрядчик имеет свой сервисный центр — с оборудованием для пайки, стендами, инструментом. Если у компании только номер телефона — при серьёзной поломке могут «поплыть».

2. Штат мастеров

Уточните:

• Сколько мастеров работает
• Специализация каждого (один — по ПК, другой — по принтерам, третий — по серверам)
• Как быстро могут приехать в разное время суток

3. Договор с чёткими условиями

Что смотреть:

• Сроки выезда — обычно 2–4 часа для срочных
• Приоритет для договорных клиентов
• Перечень услуг — что входит, что нет
• Ответственность за просрочки

4. Работа с документами

Для бухгалтерии нужно:

• Договор с обеих сторон
• Счёт на оплату
• Акт выполненных работ
• УПД или счёт-фактура
• Закрывающие документы

5. Опыт с организациями

Спросите:

• С кем работают из вашей отрасли
• Есть ли кейсы похожих офисов
• Могут ли дать рекомендации

6. Прозрачные цены

• Понятный прайс
• Отдельно работы и запчасти
• Никаких «сюрпризов» в чеке

7. Гарантия на работы

• Минимум 1 месяц на работы
• До 1 года на запчасти
• Бесплатное устранение гарантийных случаев

Что важно прописать в договоре

Проверьте, что в договоре есть:

✅ Срок реагирования — «приехать в течение X часов после звонка» ✅ Перечень услуг — конкретный, не «по потребности» ✅ Что не входит — запчасти, крупный ремонт, работы вне офиса ✅ Стоимость — фикс или по прайсу ✅ Форма отчётности — что именно вы получаете за месяц ✅ Ответственность сторон — за просрочки, за порчу техники ✅ Условия расторжения — с каким уведомлением можно отказаться

Совет: просите две версии договора — свою и нашу. Если подрядчик не готов подписать ваш вариант — это повод задуматься.

Когда договор не нужен

• Офис на 1–3 компьютера — проще вызывать по факту
• Техника свежая на гарантии — обслуживайте через производителя
• Один компьютер с одним пользователем — договор не окупится
• Есть свой IT-специалист в штате — он справится сам

Что делать, если хотите попробовать

Начните с пробного месяца. Многие сервисы предлагают разовое обслуживание по тарифам договора — вы платите за 1 месяц, смотрите как работает, и только потом подписываете долгосрочный договор.

Или начните с разовой услуги:

• Профилактика всех ПК офиса — 5 000–10 000 ₽
• Диагностика всей техники — 3 000–5 000 ₽
• Настройка сетевой печати — 2 000–3 000 ₽

Если после этого чувствуете, что работать с нами удобно — переходите на договор.

ПрофиТехСервис — обслуживание офисов в Тюмени

ПрофиТехСервис — сервисный центр в Тюмени с 2015 года. Обслуживаем офисы, кафе, магазины, производственные помещения.

Что предлагаем:

• Договор на обслуживание — от 3 000 ₽/мес для офиса до 5 ПК
• Профилактика — от 1 раза в квартал
• Выезд в течение 2–4 часов для договорных клиентов
• Работа с документами — договор, счёт, акты, УПД
• Оплата по безналу — с НДС и без
• Выделенный мастер для вашего офиса

Что делаем:

• Компьютеры, ноутбуки, моноблоки
• Принтеры, МФУ, плоттеры
• Сетевое оборудование, роутеры
• Источники бесперебойного питания
• Мелкая офисная техника — кофемашины, кулеры

Дополнительно:

• Выкуп списанной техники — забираем партию, оформляем документы
• Утилизация с актом — для требований по 152-ФЗ
• Аутсорсинг IT — если нужен полный спектр услуг

Что важно: пробный месяц — по тарифам договора. Не понравится — не подписываете долгосрочный.

📞 Звоните: 8 (3452) 57-89-86 — обсудим ваш офис, посчитаем стоимость. Мастер приедет на осмотр бесплатно.

Или оставьте заявку — перезвоним и подготовим коммерческое предложение.